Elke werkgever krijgt er wel een keer mee te maken: een werknemer die niet naar behoren functioneert. Zeker als je het functioneren niet ziet verbeteren, wil je liefst zo snel mogelijk afscheid nemen van deze werknemer. Als we naar het arbeidsrecht kijken, kan dat echter meestal niet zomaar. En gelukkig maar ...
Het is altijd raadzaam regelmatig gesprekken te voeren over het functioneren, ook als het goed gaat. Zo’n gesprek kan werknemers immers motiveren. Ieder mens zal stralen bij het krijgen van complimenten. Het bespreken van het functioneren kan bijvoorbeeld in de vorm van jaargesprekken of beoordelingsgesprekken. Veel werkgevers hebben hier ook beleid op gemaakt. Op die manier komen zowel werkgever als werknemer niet snel voor verrassingen te staan. En hoef je als werkgever ook niet altijd vanaf nul een “dossier” op te bouwen als je onverhoopt ontevreden bent.
Vaststellingsovereenkomst
Ben je niet tevreden over het functioneren van je werknemer, dan kan je als werkgever altijd proberen om met een werknemer afspraken te maken over een beëindiging van het dienstverband door middel van een vaststellingsovereenkomst (VSO). Een VSO is een contract waarmee de werkgever en de werknemers de arbeidsovereenkomst vrijwillig en met wederzijds goedvinden beëindigen. Een ontslagprocedure is dan niet meer nodig. Maar als de werknemer daar niet aan wil meewerken, dan zul je als werkgever naar de rechter moeten om een ontbindingsverzoek in te dienen. De rechter toetst dan of er voldoende grondslag aanwezig is om de arbeidsovereenkomst wegens disfunctioneren te beëindigen. Het is verstandig op voorhand door een arbeidsjurist te laten toetsen of dat een haalbare route is.
Kaders De wet en de uitspraken van rechters hebben geleid tot bepaalde kaders waaraan je je moet houden. Zo mag de conclusie ‘disfunctioneren’ niet onverwacht komen voor de werknemer. Dat betekent dat je een werknemer tijdig moet informeren dat hij onvoldoende disfunctioneert. Vervolgens moet een werknemer voldoende in de gelegenheid worden gesteld om zijn functioneren te verbeteren via een verbetertraject. Verder mag het disfunctioneren geen gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor zijn arbeidsomstandigheden.
Eisen verbetertraject Heb je de werknemer geïnformeerd dat je een verbetertraject wil starten, dan moet dat traject aan bepaalde eisen voldoen. Ook moet je er een redelijke termijn aan verbinden (denk al snel aan zes maanden tot een jaar).
Een verbeterplan moet in beginsel de volgende elementen bevatten:
een beschrijving van de tekortkomingen van de werknemer;
een beschrijving van de concrete en specifieke doelstellingen die de werknemer moet behalen;
het tijdsbestek waarbinnen de werknemer verbetering moet laten zien;
de wijze van begeleiding van de werknemer;
wanneer de eindevaluatie plaatsvindt;
wat de consequenties zijn als de werknemer de afgesproken einddoelen niet heeft behaald.
Vanzelfsprekend moet je gedurende het verbetertraject regelmatig gesprekken voeren met de werknemer over hoe het gaat en om vast te stellen of er sprake is van progressie. Het advies is om gespreksverslagen te maken van deze gesprekken. Laat je als werkgever bij het opstellen van zo’n verbetertraject ook ondersteunen door HRM of een arbeidsjurist.
Wat kun je doen als werknemer? Beland je als werknemer in deze situatie, dan is dat heel vervelend. Het kan ook voor de werknemer in het geval van negatieve feedback raadzaam zijn vroegtijdig advies in te winnen. Gaat de werkgever gespreksverslagen opstellen en vraagt hij je om deze te ondertekenen voor akkoord, dan is het tijd om advies in te winnen bij een arbeidsjurist. Afhankelijk van de persoonlijke situatie moet worden bekeken of het raadzaam is een VSO te sluiten. Het kan natuurlijk zo zijn dat je als werknemer het traject met vertrouwen ingaat, maar het advies is om altijd schriftelijk (per e-mail) te reageren op gespreksverslagen en jouw reactie bij te voegen bij het gespreksverslag in het personeelsdossier. Ook kan het verstandig zijn gespreksverslagen dan wel een verbeterplan enkel voor gezien te tekenen en niet voor akkoord.
Tot slot. Liever kom je als werkgever en werknemer samen niet in een disfunctioneringssituatie terecht. Maar soms is het niet anders. Laat je als werkgever en als werknemer al vanaf het begin adviseren om zo verdere ellende zoveel als mogelijk te voorkomen.
